Las Tareas y Responsabilidades son acciones que debes tomar para tu negocio

Responsabilidades

Las responsabilidades son, como su nombre lo indica, los compromisos y obligaciones a las que usted debe dar respuesta por la función que ocupa. Marca los ámbitos en los cuales usted es responsable de tomar decisiones, y generar las acciones necesarias para que los resultados del trabajo se den, en tiempo y forma.

No se trata de las actividades a realizar, sino de la finalidad, objetivo o “para qué” de dichas actividades.

Es importante que, para cada responsabilidad mencionada, quede claro cuál es la expectativa a cumplir; la meta,  el resultado final a obtener. Y deben definirse los indicadores que medirán esa  gestión (unos pocos, no demasiados) y cómo generar la información para construir esos indicadores y dar seguimiento al cumplimiento de las responsabilidades.

Asimismo, también es importante que para cada responsabilidad se establezca el grado de autoridad fijado para dicho puesto. Para la adecuada asunción de una responsabilidad, se vuelve crítico que quede claro cuál es el grado de autoridad que tiene para gestionar cada una de las responsabilidades que le son propias.

Tareas

Una de las más habituales debilidades de las descripciones habituales es que hacen poco hincapié en las responsabilidades, y se centran principalmente en las tareas. Las tareas son las actividades que normalmente se debe ejecutar de manera sistemática y consistente para cumplir apropiadamente con una responsabilidad, y no son exhaustivas, el responsable hará lo que tenga que hacer para cumplir con su compromiso. Para eso tiene el nivel de autoridad adecuado a su responsabilidad.

En una organización, lo importante no es cuánto hagas en acciones dispersas, sino cuánto aportes con lo que haces al cumplimiento de una responsabilidad y –a través de ella- y a metas y objetivos concretos.

El hacer foco en responsabilidades e indicadores, que no en tareas, le permite a la persona un mayor nivel de autonomía y creatividad a la hora de escoger el "cómo", teniendo claro el "para qué" y el "cuánto".

Así, la mejora continua fluye naturalmente y entonces no sólo tenemos mejores logros sino que también nos sentimos mejor.

Ejemplos de Responsabilidades y Tareas

Persona Responsabilidad Tareas (enunciativo, no exhaustivo)
Vendedor Generar Ventas de producto X, de acuerdo al presupuesto Prospectar en el volumen adecuado, y con el perfil de prospectos definidoPresentar cotizaciones rápidamenteDar Seguimiento sistemático a las oportunidadesCerrar VentasDar seguimiento a los clientes actuales para nuevas oportunidades de negocios
Jefe de Cobranza Mantener la Cartera (cuenta por cobrar a los clientes), sana y bajo control Revisar las facturas antes de su envío a clientes, para evitar erroresGenerar reportes semanales de antigüedad de cartera y alertar sobre situaciones que requieran acciónEnviar estados de cuenta mensuales a clientesEfectuar llamadas de cobranzaEfectuar Visitas de CobranzaCuadras cobranzas vs. facturas, diariamente

¿Qué acciones tomarás en tu negocio y en tu vida, en este sentido?

Caso Elizabeth Ann Holmes, el fraude de grandes inversionistas

A lo largo de la historia, hemos visto grandes hombres de negocios, de gran audacia y con atención en los detalles, que han logrado crecer su patrimonio gracias a haber invertido inteligentemente su dinero. Sin duda son personas que inspiran a muchos, pero que también nos asombran cuando han caído en engaños y fraudes, como el cometido por Elizabeth Anne Holmes, quien llegó a recaudar 9 mil millones de dólares con su emprendimiento que, con apenas una gota de sangre, podría hacer análisis de hematología completa, sin las molestias de la extracción por jeringas.

Elizabeth ha sido juzgada por cuatro cargos de fraude por un tribunal de California y enfrenta en las próximas semanas, una condena que puede llegar a alcanzar hasta 20 años de prisión, por el grave daño cometido contra los inversionistas de su empresa y los pacientes que fueron perjudicados al utilizar su producto.

Este caso, me hizo preguntarme ¿Qué lleva a la gente a creer ciegamente en propuestas tan fáciles, como inverosímiles? ¿Qué pasó con esas grandes compañías que invirtieron ciegamente y se dejaron embaucar en una estafa de tal magnitud?

Esta historia puede servir de dura lección a aquellos inversionistas y hombres de negocios, quienes toman decisiones sin tener toda la información, sin contar con análisis y estudios profesionales y dejándose llevar por la corriente publicitaria del momento.

Desde el punto de vista psicológico, este tipo de decisiones sin asidero, entran en el plano del sesgo cognitivo, que es un efecto psicológico que produce una desviación en el procesamiento mental, lo que lleva a una distorsión, juicio inexacto o interpretación ilógica, que se da sobre la base de la interpretación de la información disponible, aunque los datos no sean lógicos. (Kahneman, D.; Tversky, A. (1972). «Subjective probability: A judgment of representativeness». Cognitive Psychology).

En otras palabras, a pesar de ser experimentado, crees porque quieres creer, te ciegas y ya no tomas en cuenta toda la información. ¿Te ha pasado alguna vez en tu vida? ¡Quizá si!. Podría decirse que nos pasa con muchas decisiones a diario, como contratar al contador que te recomendó tu mejor amigo, pero no viste sus antecedentes o leiste su lenguaje corporal durante la entrevista.

Ahora bien, cuando esto sucede e involucra grandes capitales es cuando nos preguntamos ¿Qué pasó con el proceso de due diligence?, ¿Por qué no se siguieron los procedimientos debidos de investigación previos a la firma del contrato o acuerdo?. ¿Por qué quisieron creer?

Elizabeth Holmes, tenía todo para cautivar, con tan solo 19 años, bonita, rubia, educada y de buen hablar, comenzó a llamar la atención con una propuesta única. Era el año 2002 cuando esta joven estudiaba química en la Universidad de Stanford, y luego de un período de entrenamiento en el Instituto del Genoma de Singapur, regresó con una novedosa tesis que hacía a un lado el sistema de extracción de sangre tradicional. Aseguró haber creado un sistema que podía detectar 240 enfermedades distintas con tan solo una gota de sangre. Una revolución científica desplegada por una joven que no había culminado la carrera de medicina.

El círculo académico de esa prestigiosa universidad quedó asombrado por la inteligencia y audacia de su alumna, y en septiembre de 2003 le concedieron la patente para un dispositivo médico para monitoreo analítico y suministro de medicamentos.

Holmes patente en mano, tomó el dinero ahorrado por sus padres para pagarle los estudios y se instaló en Palo Alto, California, que luego rebautizó Theranos”, empresa funcionaba en el sótano de una hermandad universitaria y que fue el génesis del gran engaño.

A un año de su fundación, Theranos recibió la autorización para operar en todo Estados Unidos. Rápidamente, miles de pacientes, y lo peor, inversores privados, entre ellos, Walmart arriesgó más de 100 millones sin saber qué era Theranos, sin hacer mayores investigaciones, en una decisión basada en el boom de los medios. Y es que hasta estos sucumbieron a esta joven que calificaron como la nueva Steve Jobs, apareciendo en la tapa de Forbes con el título “Primera mujer en alcanzar una fortuna de más de mil millones por sí misma” y catalogada en el número 110 en la lista de los norteamericanos más ricos.

Puedes leer también: Controla tus Emociones y Triunfa en tus Acciones

Todo esto era el escenario perfecto para inversionistas ávidos de ideas nuevas, con la tentadora posibilidad de grandes rendimientos, que rompieran con el status quo médico y convertirse en los primeros en algo que prometía ser multimillonario.

¿Será que el físico, como hablas, donde estudiaste puede engañar? Pues en este caso parece que eso fue lo que ocurrió. No fue hasta que la mente concienzuda del periodista John Carreyrou investigó a esta “revolucionaria de la ciencia” e hizo lo que los inversores no se ocuparon de hacer: determinó que Holmes y su organización carecían de la aprobación de la Food and Drugs Administration (FDA, por sus siglas en inglés). Puso también el acento en el hecho de que el método promovido por Theranos no figuraba en ninguna de las revistas científicas serias como The Lancet, Nature. Y finalmente llamó la atención a todo el secreto alrededor de los analizadores portátiles.

Para sumar a estos cuestionamientos públicos, una inspección sorpresa de la FDA descubrió que el laboratorio no cumplía los mínimos estándares de higiene, y al comparar finalmente los análisis de la máquina Edison eran, respecto de los tradicionales, absolutamente fallidos.

Holmes no fue capaz de enfrentar las consecuencias de sus mentiras, y ese mismo año, agobiada por las acusaciones, por las deudas con proveedores y las indemnizaciones a sus empleados, tocó fondo.

De ser llamada por los medios: “La multimillonaria modelo de la nueva generación”, pasó a ser calificada como “la peor emprendedora del mundo”. ¿Pero como llamarías a los inversionistas y personas cercanas que la festejaban y aplaudían?

Hoy día, Holmes es culpable de cuatro cargos de fraude, considerando que engañó a los inversionistas para colocar dinero en su startup por lo que enfrenta la posibilidad de pasar varias décadas en la cárcel.

Es una situación lamentable, pues todos deseamos el progreso e invenciones que nos faciliten la vida. Pero si tu eres un inversionista o dueño de negocios, bien vale la pena que hagas lo siguiente durante la toma decisiones importantes: Tomar tiempo para analizar el proyecto, investigar a la persona involucrada, pedir opinión a tus cercanos y trabajar con tu ActionCOACH, quien con su mente cuestionadora te hará las preguntas para que te enfoques en validar lo que tu mente alegre, confiada y optimista te diga en el momento y así lograr que ésta se sosiegue y evite el sesgo.

La procrastinación, el peor enemigo de tu productividad

En general, procrastinar es un enemigo de tu productividad y te impide aprovechar todo tu potencial. Se han formulado múltiples estrategias, algunas sencillas y otras no tanto, que combinadas o de forma independiente, pueden ayudarte a reducir bastante tu nivel de procrastinación:

Utiliza la Regla de los Dos Minutos. La Regla de los Dos Minutos tiene su origen en GTD (getting things done de David Allen) y dice que si estás planificando una acción que se puede hacer en menos de dos minutos, no la planifiques; hazla. Puedes extender ese tiempo a 5 ó 10 minutos. Si haces de esta regla un hábito, habrá una multitud de tareas que no vas a tener la oportunidad de posponer.

Da un pequeño primer paso. Si temes a una tarea por el motivo que sea, plantéate trabajar solo 5 minutos y dejarlo. Cuando empiezas a trabajar el miedo se desvanece y agarras inercia para continuar y terminar el trabajo. Deja de pensar y hazlo.

Las rutinas ayudan. Si conviertes las tareas repetitivas y aburridas en rutinas, terminarás haciéndolas sin apenas esfuerzo. Las rutinas son hábitos o costumbres que haces de forma casi inconsciente y simplifican tu vida.

Toma decisiones. Muchas veces vas aplazando una tarea inconscientemente, simplemente porque no te paras a pensar en ella. Dedica un par de minutos para aclarar qué significa realmente esa tarea y toma una decisión al respecto. Puede que decidas demorarla de una manera racional, en cuyo caso no estás procrastinando y no te sentirás mal por ello.

Haz un seguimiento de tu tiempo. Anota en algún sitio qué tareas realizas cada día y cuánto tiempo has dedicado a cada una. Al anotar tu tiempo creas un compromiso interno que te hace ser más responsable con respecto a cómo lo utilizas.

Aprende a decir no. Apuesto a que muchas de las tareas que pospones son compromisos que te has buscado por no saber decir que no.

Divide el trabajo en tareas pequeñas y concretas. Un proyecto grande y complejo puede resultar abrumador. Al dividirlo en pequeñas tareas consigues ver claro el camino y la resistencia a enfrentarte a él disminuye.

Establece una recompensa para cuando termines esa tarea que se resiste. Motívate pensando en lo que harás después de hacerla—algo que realmente te apetezca, te relaje y no suponga ningún esfuerzo. Define tus propios incentivos.

Utiliza una lista de tareas corta. Una lista larga puede arruinar tu sensación de control y convertirse en una fuente de estrés y frustración. Cuanto más corta sea tu lista de próximas acciones, más fácil te resultará estar focalizado en lo que de verdad tienes que hacer.

Utiliza herramientas que te gusten. No quieras hacerlo todo con una hoja de papel y un lápiz. Utilizar cosas atractivas puede ayudarte a empezar con más ganas una determinada tarea.

Revisa regularmente tus objetivos. Si una tarea es complicada, incierta o aburrida, pero es importante para lograr un objetivo, tener siempre presente esa meta debería ayudarte a no procrastinar.

Conoce y mejora tus hábitos. Si te conoces a ti mismo y averiguas por qué aplazas constantemente cierto tipo de tareas, podrás cambiar tus hábitos y encaminarlos hacia una menor procrastinación y una mayor productividad.

Logra un día de Alta Productividad con la Metodología GDT

Al organizar tu agenda, reserva a una misma hora del día, cada día, amplios bloques de tiempo para llevar a cabo aquellas tareas verdaderamente importantes y no te detengas hasta terminar. Eso es tener Alta Productividad.

Esta forma de trabajo permite enfocar toda tu energía y creatividad en solucionar cada una de las tareas que tengas pendientes en el orden más eficiente que te de mayor productividad.

Puedes usar la metodología conocida como GTD – Getting Things Done (Hacer que las Cosas se Hagan), que se basa en decidir qué acciones vas a prestar atención y a dedicar tu tiempo, en qué orden vas a hacerlo, utilizando para ello un flujo de trabajo que te permitirá tener control eficiente de tus tareas y compromisos, lo que equivale a mayor productividad.

Este método desarrollado por David Allen, puede ayudarte a solucionar deficiencias como no saber cómo iniciar una tarea o cómo concluirla.

Según GTD una persona necesita liberar su mente de los asuntos que tiene pendientes almacenándolos en un lugar y forma determinados para que no sea necesario usar energía mental en tener continuamente presente lo que hay que hacer y poder concentrarse en realizar cada una por vez, sin olvidar ninguna ni dejarla pendiente.

Para esto es necesario hacer que cada minuto cuente, reconociendo la importancia del tiempo trabajando constantemente y sin pausa, sin distracciones, planificando y preparando su trabajo por adelantado, manteniendo el enfoque en ser más productivo al alcanzar los resultados más importantes que necesitas alcanzar.

El flujo de trabajo propuesto por GTD consta de cinco etapas:

Recopilar: Elabora una lista concienzuda de todos tus asuntos por atender, esto con el objetivo de conseguir que todas tus preocupaciones, ideas, tareas, pensamientos, cosas estén en tu sistema, en tus bandejas de entrada, y no en tu cabeza.

Procesar: Todo lo que has recopilado y depositado en tus bandejas de entrada tiene que procesarse, convirtiendo las cosas que has dejado ahí en acciones, estableciendo cuáles son las acciones a seguir para que se convierta en un asunto resuelto.

Organizar: Toma todo lo que has procesado y distribuirlo según su objetivo: si no es necesario debes desecharlo, si es material de referencia archivarlo, si es algo que tienes que hacer inclúyelo en tu lista de próximas acciones y proyectos, etc.

Evaluar: Después de procesar y organizar todos tus asuntos pendientes debes decidir qué hacer con ellos, cómo enfrentarlos, escoger un plan de acción que te lleve a darlos por terminados de manera real y eficiente.

Hacer: El objetivo de todo el proceso de control es acabar realizando eficientemente todos los compromisos que hemos adquirido, tanto si son acciones siguientes como si son compromisos en nuestra agenda.

Recuerda que las personas con alta productividad programan actividades claves y específicas para realizarlas una por una en momentos precisos de tiempo a lo largo de su jornada diaria, cumpliendo de este modo todos sus objetivos y aprendiendo a maximizar el uso del tiempo, cumpliendo mayor número de tareas que la persona promedio que no organiza ni prioriza sus asuntos pendientes.

Puede interesarte también leer: Concéntrate en una sola tarea a la vez

La historia de Sebastián

Sebastián Robles es un agente inmobiliario que luego de 7 años como franquiciado de una empresa internacional de bienes raíces decidió dar el gran paso de hacerse independiente y constituir su propia empresa.

Luego de seis meses Sebastián se encontró que su volumen de trabajo había crecido enormemente, teniendo que invertir cada vez más horas del día y de la noche para poder alcanzar sus objetivos, a pesar de lo cual con mucha frecuencia le quedaban asuntos pendientes por haberlos olvidado o no haber podido hacerlos por falta de tiempo.

Él se vio en la necesidad de buscar herramientas de organización que le permitieran optimizar el uso de su tiempo de trabajo y respetar el que necesita dedicarle a su familia y a sí mismo y las encontró en la aplicación del método GTD.

Atender clientes vía telefónica es una de las actividades que más tiempo le consume a lo largo del día y, aunque no puede controlar las llamadas que recibirá sí las que debe y necesita hacer.

Por eso le dedica un par de horas cada mañana a sostener todas aquellas conversaciones que se traducirán en cierre de negociaciones, afinando los detalles que a final de mes se convertirán en flujo de caja sin olvidar ninguna y cumpliendo todas las metas que cada una de esas llamadas le impone, al llevar un registro exacto de las tareas que de ellas se desprenden.

Ahora Sebastián puede poner fin a su jornada laboral a la hora que tiene previsto, con mayor productividad y disfrutar de la vida por la que tanto ha trabajado.

Trabajar con productividad

Una agenda personal organizada con antelación te permite ver cuáles momentos del día son los ideales para programar lapsos para el trabajo intenso. Durante ese tiempo de trabajo elimina todas las distracciones, entre ellas el teléfono.

Evalúa si en esos momentos en los que necesitas completar una tarea importante y urgente es más un distractor que una herramienta de trabajo.

De igual modo, sopesa si en una jornada de trabajo en casa, sin interrupciones, puedes completar mayor cantidad de trabajo que la que podrías hacer en la oficina. Levantarse más temprano de lo habitual y trabajar en casa por la mañana durante varias horas es, según muchos especialistas, mucho más efectivo y eficiente.

Crecer, alcanzar metas, nuevos logros, concretar una idea y hacerla productiva son algunos de los objetivos que con seguridad te planteas día a día. Pueden ser tuyos, solo necesitas trabajar para ello

¿Cuáles son los verdaderos retos como dueño de negocio?

El emprendimiento requiere dedicación, enfoque, planificación y una dosis considerable de flexibilidad e información para sobrevivir en una economía inestable como la de Brasil. Lo que casi nadie comenta son los dilemas y retos personales a los que se enfrenta el emprendedor tras tomar la decisión de ser su propio jefe.

Tener conocimientos técnicos sobre el segmento en el que buscas emprender no es el único requisito previo para convertirte en un emprendedor exitoso. Un ingeniero puede ser excelente desarrollando proyectos y creando novedades. Sin embargo, al asumir el rol de propietario de una empresa constructora, por ejemplo, en lugar de calcular áreas, espacios, dimensiones, deberá aprender a calcular impuestos, organizar hojas de cálculo y administrar personas. Y si decide invertir en otra zona, los requisitos serán similares.

En este nuevo rol, es común que surjan miedos, inseguridades e incluso un sentimiento de desánimo. El lado alentador de la historia es que, así como el ingeniero adquiere conocimientos en la universidad, el emprendedor también tiene un lugar donde buscar aprendizajes y una formación adecuada para este nuevo momento de su carrera. Y rodéate de personas que puedan llenar los vacíos necesarios. Pueden ser empleados, mentores, consultores u otros profesionales, que aportarán conocimiento, directa o indirectamente, al trabajo de la empresa.

Al cambiar el rol de empleado y asumir el rol de dueño del propio negocio, la jornada laboral no termina a las 18:00 horas. Por mucho que la vida empresarial ofrezca cierta flexibilidad y la ausencia de un jefe, el empresario debe rendir cuentas a sus clientes. Si no entrega el producto o servicio propuesto, puede ser reemplazado en cualquier momento.

Estos son algunos de los dilemas y desafíos de los que es consciente el emprendedor, cuando “está al otro lado del mostrador”, para usar una expresión muy popular.

Ser dueño de su propio negocio, jefe y líder requiere madurez empresarial. Y un emprendedor que está en busca del éxito necesita tener, o desarrollar, tres formas de ver su negocio. Mira cuáles son:

  1. Visión técnica: es alguien que tiene un conocimiento profundo sobre su área de especialización. A menudo está impulsado por pensamientos como “si quieres que algo se haga bien, hazlo tú mismo”. Es una persona que vive en el presente, un día a la vez. Para él, pensar es una tarea improductiva . Tiene un perfil individualista y se preocupa por el saber hacer como _
  1. Visión gerencial: es el gerente quien planifica, organiza, dirige, controla, mide resultados, elabora presupuestos. Tiendes a vivir en el pasado y ser pragmático, mantener el status quo. Ve problemas en lugar de oportunidades.
  1. Visión emprendedora: Su foco principal es el crecimiento de la empresa y tu crecimiento personal. Sueña, busca energía, se desarrolla, promueve cambios continuamente. Es alguien que vive en el futuro, elabora estrategias, le gusta innovar y quiere controlar a las personas y los eventos. Puede ser intimidante, divertido o halagador.

En la práctica, lo que se puede ver en el mundo empresarial es que sobreviven aquellos emprendedores que logran encontrar el equilibrio adecuado entre todas estas formas de ver el mercado y su propia empresa. En el negocio ideal, la “dosis” adecuada debería ser: 10% visión técnica, 20% gerencial y 70% empresarial. Este escenario es el que corresponde a una mayor madurez empresarial.

El trabajo del coach empresarial es precisamente ese, ayudar al emprendedor a entender cuál es su realidad y poder hacer los ajustes necesarios, para continuar con su negocio, de manera productiva y feliz.

En ActionCOACH trabajamos con empresas de los más diversos segmentos y con diferentes niveles de madurez empresarial. Nuestra especialidad es apoyar a los emprendedores a construir un negocio rentable y rentable que no dependa de ellos en las operaciones. De esta forma, garantizamos el aumento de la rentabilidad, la valoración de la empresa y la mejora de la calidad de vida del emprendedor.

Diagnostica la salud empresarial de tu negocio

A medida que las pequeñas empresas se reinician en el nuevo año, es el momento perfecto para hacer un cambio real. Las organizaciones que evalúan su posición de utilidad neta con regularidad es fundamental. Como parte de un Business Health Check, ajustar algunas áreas clave puede marcar una gran diferencia en la posición de ganancias de cualquier empresa. Al trabajar con un coach de negocios profesional y certificado de ActionCOACH, tu empresa puede comenzar de la mejor manera el año.

Como parte de una revisión integral de tus prácticas, procesos y sistemas comerciales, un ActionCOACH puede guiarte a través de una transformación y reinvención de tu negocio. Los ActionCOACHes no son consultores y no te dejarían con una larga lista de "Tareas pendientes" y luego desaparecerían. Un ActionCOACH se asocia contigo para lograr un cambio real y obtener resultados reales.

El primer paso de cualquier buen control de salud debe ser asegurar su rentabilidad neta. El primer paso es aumentar el cobro de sus cuentas por cobrar:

Una vez que hayas maximizado el efectivo que ingresa a tu negocio, la reducción del costo de los bienes vendidos también ayudará a mejorar la rentabilidad. Algunas áreas para reducir los COGS para tu negocio incluyen las siguientes.

Finalmente, la reducción de los costos directos también conducirá a una mayor rentabilidad. Aquí hay algunas formas en las que tu y tu coach pueden seguir.

I. Reducir los gastos laborales

II. Actualizar o retirar equipo

III. Realizar cambios de materiales en producción

IV. Examinar tus procesos de gestión de inventario

V. Agilizar toda la logística

VI. Mejorar las relaciones de la cadena de suministro

Una vez que tu organización se encuentre en una posición de beneficio neto más segura, tu y tu coach pasan al siguiente paso de la verificación del estado del negocio, el crecimiento del negocio.

Avanzar hacia una mayor rentabilidad te dará la confianza de que los cambios que estás realizando te permitirán transformar tu organización en una empresa que funcione para ti. Recuerda que es un año nuevo lleno de nuevas posibilidades. Al alcance a todos.

¿Tu tiempo vuela? Administra mejor tu agenda

Por ActionCOACH Mariela Grasso/Argentina

La administración del tiempo es uno de los recursos más importantes y críticos de las personas, se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir, sobre todo si se está en el mundo de los negocios.

Administrar el tiempo con eficiencia requiere de hacer cambios en nosotros mismos, en nuestras actividades, intereses, prioridades y expectativas. Controlar el tiempo ayuda al logro de los objetivos en los plazos estimados y evita el estrés y el cansancio de la acumulación de actividades en el último momento. Hay que dedicar el tiempo libre a las cosas importantes que hacen feliz a cada persona.

Tenga muy en cuenta estos items para saber administrar bien su tiempo:

Principales características del tiempo

Principios básicos para planear y administrar el tiempo

Características de las personas que administran eficientemente el tiempo

Si quiere tener un total dominio de su tiempo, te invitamos a participar de nuestros entrenamientos, así conocer de primera mano las herramientas ideales para que tengas total control de su negocio y de su tiempo.

Tiempos de Alta Productividad

Por ActionCOACH María Inés Morán / México

Al organizar tu agenda, reserva a una misma hora del día, cada día, amplios bloques de tiempo para llevar a cabo aquellas tareas verdaderamente importantes y no te detengas hasta terminar. Eso es tener Alta Productividad.

Esta forma de trabajo permite enfocar toda tu energía y creatividad en solucionar cada una de las tareas que tengas pendientes en el orden más eficiente que te de mayor productividad.

Puedes usar la metodología conocida como GTD – Getting Things Done (Hacer que las Cosas se Hagan), que se basa en decidir qué acciones vas a prestar atención y a dedicar tu tiempo, en qué orden vas a hacerlo, utilizando para ello un flujo de trabajo que te permitirá tener control eficiente de tus tareas y compromisos, lo que equivale a mayor productividad.

Este método desarrollado por David Allen, puede ayudarte a solucionar deficiencias como no saber cómo iniciar una tarea o cómo concluirla.

Según GTD una persona necesita liberar su mente de los asuntos que tiene pendientes almacenándolos en un lugar y forma determinados para que no sea necesario usar energía mental en tener continuamente presente lo que hay que hacer y poder concentrarse en realizar cada una por vez, sin olvidar ninguna ni dejarla pendiente.

Para esto es necesario hacer que cada minuto cuente, reconociendo la importancia del tiempo trabajando constantemente y sin pausa, sin distracciones, planificando y preparando su trabajo por adelantado, manteniendo el enfoque en ser más productivo al alcanzar los resultados más importantes que necesitas alcanzar.

El flujo de trabajo propuesto por GTD consta de cinco etapas:

Recopilar: Elabora una lista concienzuda de todos tus asuntos por atender, esto con el objetivo de conseguir que todas tus preocupaciones, ideas, tareas, pensamientos, cosas estén en tu sistema, en tus bandejas de entrada, y no en tu cabeza.

Procesar: Todo lo que has recopilado y depositado en tus bandejas de entrada tiene que procesarse, convirtiendo las cosas que has dejado ahí en acciones, estableciendo cuáles son las acciones a seguir para que se convierta en un asunto resuelto.

Organizar: Toma todo lo que has procesado y distribuirlo según su objetivo: si no es necesario debes desecharlo, si es material de referencia archivarlo, si es algo que tienes que hacer inclúyelo en tu lista de próximas acciones y proyectos, etc.

Evaluar: Después de procesar y organizar todos tus asuntos pendientes debes decidir qué hacer con ellos, cómo enfrentarlos, escoger un plan de acción que te lleve a darlos por terminados de manera real y eficiente.

Hacer: El objetivo de todo el proceso de control es acabar realizando eficientemente todos los compromisos que hemos adquirido, tanto si son acciones siguientes como si son compromisos en nuestra agenda.

Recuerda que las personas con alta productividad programan actividades claves y específicas para realizarlas una por una en momentos precisos de tiempo a lo largo de su jornada diaria, cumpliendo de este modo todos sus objetivos y aprendiendo a maximizar el uso del tiempo, cumpliendo mayor número de tareas que la persona promedio que no organiza ni prioriza sus asuntos pendientes.

Puede interesarte también leer: Concéntrate en una sola tarea a la vez

La historia de Sebastián

Sebastián Robles es un agente inmobiliario que luego de 7 años como franquiciado de una empresa internacional de bienes raíces decidió dar el gran paso de hacerse independiente y constituir su propia empresa.

Luego de seis meses Sebastián se encontró que su volumen de trabajo había crecido enormemente, teniendo que invertir cada vez más horas del día y de la noche para poder alcanzar sus objetivos, a pesar de lo cual con mucha frecuencia le quedaban asuntos pendientes por haberlos olvidado o no haber podido hacerlos por falta de tiempo.

Él se vio en la necesidad de buscar herramientas de organización que le permitieran optimizar el uso de su tiempo de trabajo y respetar el que necesita dedicarle a su familia y a sí mismo y las encontró en la aplicación del método GTD.

Atender clientes vía telefónica es una de las actividades que más tiempo le consume a lo largo del día y, aunque no puede controlar las llamadas que recibirá sí las que debe y necesita hacer.

Por eso le dedica un par de horas cada mañana a sostener todas aquellas conversaciones que se traducirán en cierre de negociaciones, afinando los detalles que a final de mes se convertirán en flujo de caja sin olvidar ninguna y cumpliendo todas las metas que cada una de esas llamadas le impone, al llevar un registro exacto de las tareas que de ellas se desprenden.

Ahora Sebastián puede poner fin a su jornada laboral a la hora que tiene previsto, con mayor productividad y disfrutar de la vida por la que tanto ha trabajado.

Trabajar con productividad

Una agenda personal organizada con antelación te permite ver cuáles momentos del día son los ideales para programar lapsos para el trabajo intenso. Durante ese tiempo de trabajo elimina todas las distracciones, entre ellas el teléfono.

Evalúa si en esos momentos en los que necesitas completar una tarea importante y urgente es más un distractor que una herramienta de trabajo.

De igual modo, sopesa si en una jornada de trabajo en casa, sin interrupciones, puedes completar mayor cantidad de trabajo que la que podrías hacer en la oficina. Levantarse más temprano de lo habitual y trabajar en casa por la mañana durante varias horas es, según muchos especialistas, mucho más efectivo y eficiente.

Crecer, alcanzar metas, nuevos logros, concretar una idea y hacerla productiva son algunos de los objetivos que con seguridad te planteas día a día. Pueden ser tuyos, solo necesitas trabajar para ello.

Accountability: Aprendiendo a decir que NO

Por ActionCOACH José Villacís / México

"La decisión de ser una persona “accountable” involucra decir “NO” a compromisos laborales y personales, cuando sabemos de antemano que no vamos a poder cumplir."

Ser accountable nos conduce a mejores resultados tangibles (económicos, materiales) y personales (bienestar, salud, equilibrio, relaciones), en todas las dimensiones de nuestra vida.

Con frecuencia, muchos de nosotros aunque estemos conscientes de que vamos a quedar mal, preferimos -por condicionamientos culturales, sociales o emocionales muy profundos- ignorar ese “llamado de alerta interno” y preferimos decir “sí, yo lo haré”, “sí, mi equipo de trabajo lo hará”.

Al tomar compromisos sabiendo que no los vamos a cumplir, nos veremos irremediablemente en la vergonzosa situación de quedar mal, en lo individual o como equipo.

Y entonces -con la mano en la cintura- recurriremos a otro vicio culturalmente aceptado, que es poner excusas, justificaciones, culpar a otros de nuestro incumplimiento o simplemente negar el compromiso que tomé, aludiendo que “no me quedó claro” “no supe para cuándo era” ó “no sabía que yo era el responsable”

En un mundo de accountability, al aceptar un compromiso ponemos en juego nuestro nombre, nuestra palabra y nuestra reputación. Y cuando incumplimos, lastimamos esos elementos tan importantes para la honra y la identidad personal.

Sin embargo, cuando estamos inmersos en sociedades en donde lo que menos existe es accountability, donde -con pocas excepciones- el gobierno y las figuras públicas lo que hacen todos los días es justificarse y culpar a los demás por los errores o latrocinios que cometen ¿qué podemos esperar? Sería ilógico que nuestra sociedad viva en accountability, en semejante medio ambiente.

Habrá excepciones, generadas por educación en mucho énfasis en valores, honor y disciplina que se ha recibido en la familia, o porque tuvimos la fortuna de relacionarnos con amistades, mentores u opciones educativas que nos han ayudado a pensar diferente. O, incluso, porque las empresas en las que hemos trabajado nos han ofrecido oportunidades de formación y un contexto cultural positivo e impactante nuestra propia manera de pensar y de vivir.

EL NO DE ACCOUNTABILTY, UN NO CON ALTERNATIVA

El NO de Accountability, no es un “¡no, y a la fregada!” es más bien un “porque te quiero, porque me importa que obtengas lo que necesitas, te tengo que decir que no”.

El aceptar un compromiso que alguien me propone, sabiendo que no lo voy a poder cumplir, es la pero ofensa al accounability, a la confianza de esa persona y a tu propia reputación.

PASOS DEL NO DE ACCOUNTABILITY, UN NO CON ALTERNATIVA:

Para comprender claramente de lo que se trata el requerimiento

Explícame mejor, para qué lo necesitas, qué has hecho hasta ahora...

No puedo estar presente, pero mándame la minuta y yo la veré con atención…

No puedo para el lunes, sí puedo para el miércoles…

No te lo puedo aceptar de esta manera, hasta que lo traigas de manera SMART…

En base a mi expertise te sugiero que… o te puedo colaborar con…

Ok, entences te envío mi apoyo o nos vemos el miércoles…

Muéstrate disponible para ayudar cuando tengas oportunidad y capacidad de hacerlo.

¿Qué acciones tomarás en tu negocio y en tu vida, en este sentido?

Estrategias de expansión y crecimiento de las pequeñas empresas para 2022

Por ActionCOACH

No es sencillo poner en marcha un negocio. Además de numerosas decisiones clave, hay que construir unos sólidos cimientos empresariales y realizar inversiones específicas. Pero la expansión de una empresa es bastante más difícil. No es de extrañar que cada año se ponga en marcha un gran número de empresas, pero sólo un pequeño porcentaje de ellas tiene éxito. Hacer crecer una pequeña empresa en la economía actual implica superar una competencia cada vez más feroz y distinguirse incluso de las grandes corporaciones.

Esto puede ser una preocupación, especialmente durante la COVID-19. Sin embargo, es importante recordar que toda organización a gran escala comenzó siendo pequeña. Puedes asegurar un futuro rentable para tu empresa utilizando planes y enfoques inteligentes. He aquí cinco enfoques inteligentes para que las pequeñas empresas se desarrollen y crezcan en 2022 y te ayuden a conseguir este objetivo.

La popularidad de una empresa es uno de los aspectos más importantes en su crecimiento, ya que aumenta considerablemente el número de clientes. Independientemente de lo buenos que sean sus productos o servicios, conseguir la notoriedad será difícil si no tiene una imagen de marca memorable. Al fin y al cabo, los clientes se sienten más atraídos por los valores y la identidad de una marca a la hora de interactuar con ella. Debes crear una personalidad de marca atractiva y relevante que caracterice a su empresa para crear una imagen de marca fuerte. Por otra parte, promover la imagen de tu marca y difundir su popularidad es igualmente importante. Por ello, es vital inyectar los valores de su marca en cada producto o servicio y construir métodos de marketing en torno a ellos.

Proporcionar ropa promocional a su personal es otra forma eficaz de promocionar su empresa. Como resultado, cuando tus empleados se relacionan con los clientes, están anunciando silenciosamente su marca, lo que aumenta el conocimiento de esta. Además, los empleados se sentirán valorados, lo que se traduce en una mayor satisfacción y productividad. Así pues, si quieres aprovechar las ventajas del marketing interno y mejorar al mismo tiempo la imagen de su marca, considera la posibilidad de utilizar ropa de trabajo promocional.

Es difícil ampliar un negocio sin tratar bien a los consumidores, por muy eficaces que sean tus métodos de marketing o por mucho dinero que haya invertido en él. La gente está más inclinada a favorecer a su competencia y a no volver a su marca después de una experiencia desfavorable para el cliente. Como resultado, perderá rápidamente consumidores, lo que se traducirá en una menor rentabilidad y una ralentización del crecimiento.

Obtener la opinión de los clientes es la mejor técnica para mejorar la experiencia del cliente, ya que lo ideal es que los clientes describan la experiencia. Para ello, se pueden utilizar correos electrónicos, publicaciones en Internet, encuestas y reseñas para recoger opiniones e ideas. Por otro lado, responder a las peticiones de los clientes es la técnica más eficaz para conseguir que proporcionen más comentarios. La creación de un programa de fidelización de clientes, además de la fidelización, es otra forma de aumentar la satisfacción de los clientes. Dar puntos a los clientes por sus compras, por ejemplo, hace que se sientan valorados a la vez que amplía su compromiso con su empresa.

El mercado digital es ideal para que florezcan las pequeñas empresas, ya que ofrece igualdad de condiciones tanto a las grandes como a las pequeñas. A diferencia del mercado convencional, el mercado digital permite a las empresas relacionarse con miles de millones de personas de todo el mundo en cuestión de segundos sin tener que invertir mucho dinero. Para que tu empresa se expanda más rápidamente, basta con crear un sitio de e-commerce. No obstante, es fundamental garantizar que la calidad de su sitio web sea excelente. Se prefieren los sitios web con mecanismos de navegación sencillos, tiempos de carga rápidos y diseños atractivos.

Además, es una buena idea aplicar tácticas de optimización de los motores de búsqueda para impulsar tu presencia en el mercado de Internet. Por ejemplo, añadir palabras clave al contenido del sitio web puede aumentar la posibilidad de que aparezca en la primera página de resultados del motor de búsqueda, atrayendo más visitantes. Por otra parte, los sitios web no son la única forma de acceder al mercado digital. Las redes sociales han aumentado su popularidad y pueden ayudar a tu empresa a crecer ampliando su alcance y fortaleciendo las relaciones con los clientes. Del mismo modo, puedes utilizar el marketing de influencers en las redes sociales para atraer clientes a tus productos y servicios, lo que aumentará tus beneficios. El marketing de influencers genera un beneficio de 5,78 dólares por cada dólar gastado. Además, considere la posibilidad de adquirir un número de teléfono comercial si su empresa no tiene uno.

Una empresa pequeña solo necesita una base de clientes leales, constantes y en expansión para garantizar su éxito. Sin embargo, no podrá hacerlo hasta que conozca y comprenda a su público objetivo. Al fin y al cabo, si no sabe lo que quieren sus segmentos objetivo, responder a sus deseos hablados y ocultos puede ser un reto.

La recopilación y el análisis de los datos de los clientes es fundamental para entender el objetivo demográfico. Para ello, puedes utilizar sondeos en las redes sociales, correos electrónicos, encuestas y formularios web para recopilar datos demográficos. Una vez que hayas adquirido suficientes datos, divide a tus clientes en grupos y asigna a cada uno de ellos un perfil distinto, también conocido como buyer persona. En los últimos años, el 90% de las empresas que utilizan buyer personas han podido conocer mejor a sus clientes.

La competencia es uno de los riesgos más importantes e ineludibles a los que se enfrentan la mayoría de las pequeñas empresas en su desarrollo, especialmente en el mundo económico actual. Sin embargo, el estudio de la competencia puede ayudarle a diferenciarse del resto y conseguir una ventaja competitiva. Esto te ayudará a identificar y explotar los defectos de tu oponente para diseñar estrategias de desarrollo. Además, la investigación de la competencia te ayuda a detectar tanto tus propios defectos como los de tus rivales, lo que mejora el desarrollo de la estrategia.

Para que la investigación de la competencia tenga éxito, primero debes identificar a tus rivales evaluando su mercado objetivo. Puedes, por ejemplo, realizar una búsqueda en Internet de empresas comparables que atiendan al mismo grupo demográfico que la tuya. Puedes empezar a recopilar información sobre sus rivales leyendo reseñas en línea y visitando sus sitios web o perfiles en las redes sociales una vez que tengas una idea general de quiénes son. También puedes enviar un correo electrónico a las empresas de tus rivales, ya que muchas de ellas están dispuestas a proporcionar información.

Sin duda, establecer y ampliar un negocio puede ser extremadamente difícil, sobre todo para las pequeñas empresas que carecen de las bases necesarias para el éxito. Aunque no podrás llegar a la cima de la noche a la mañana, si adoptas las técnicas adecuadas, podrás asegurar un crecimiento constante de tu empresa. Así que, a medida que tu negocio se expanda de forma espectacular, asegúrate de utilizar las tácticas indicadas anteriormente para que destaques entre la multitud. Tu pequeña empresa acabará alcanzando nuevas metas y ganando una importante parte del mercado en poco tiempo.